Wie schreibt man eine E-Mail richtig?

In der heutigen Zeit ist die E-Mail-Kommunikation ein wichtiger Bestandteil unseres täglichen Lebens. Wir nutzen sie, um mit Freunden, Familie, Kollegen und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Dabei ist es wichtig, dass wir unsere E-Mails richtig schreiben, um Missverständnisse zu vermeiden und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie E-Mails richtig schreiben. Wir gehen dabei auf die wichtigsten Aspekte ein, wie z. B. die richtige Anrede, den Aufbau der E-Mail, die Verwendung von Sprache und Grammatik sowie die Anhänge.

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine E-Mail richtig schreiben. Dabei gehen wir auf die wichtigsten Aspekte ein, wie z. B. die richtige Anrede, den Aufbau der E-Mail, die Verwendung von Sprache und Grammatik sowie die Anhänge.

Table of Contents

wie schreibt man email richtig

Im Folgenden finden Sie 7 wichtige Punkte, die Sie beim Verfassen einer E-Mail beachten sollten:

Richtige Anrede
Klare Betreffzeile
Freundlicher und höflicher Ton
Kurze und prägnante Sätze
Korrekte Grammatik und Rechtschreibung
Angemessene Anhänge
Eindeutiger Call-to-Action

Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell und effektiv sind.

Richtige Anrede

Die richtige Anrede ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen E-Mail. Sie zeigt dem Empfänger, dass Sie ihn respektieren und dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn persönlich anzusprechen. Außerdem kann eine höfliche und angemessene Anrede dazu beitragen, dass Ihre E-Mail positiv aufgenommen wird.

Bei der Wahl der richtigen Anrede sollten Sie Folgendes beachten:

Den Namen des Empfängers verwenden: Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, sollten Sie ihn in der Anrede verwenden. Dies zeigt, dass Sie ihn persönlich ansprechen und dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich über ihn zu informieren.
Die richtige Anredeform verwenden: In Deutschland gibt es zwei gängige Anredeformen: die förmliche Anrede mit “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]” und die informelle Anrede mit “Hallo [Vorname]”. Die förmliche Anrede wird verwendet, wenn Sie den Empfänger nicht kennen oder wenn Sie eine professionelle Distanz wahren möchten. Die informelle Anrede wird verwendet, wenn Sie den Empfänger gut kennen oder wenn Sie eine persönliche Beziehung zu ihm haben.
Den Titel des Empfängers verwenden: Wenn der Empfänger einen akademischen Titel oder eine berufliche Position innehat, sollten Sie diesen Titel in der Anrede verwenden. Dies zeigt, dass Sie ihn respektieren und dass Sie seine Leistungen anerkennen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Anrede Sie verwenden sollen, können Sie sich an folgenden Grundsätzen orientieren:

Seien Sie höflich und respektvoll: Verwenden Sie eine Anrede, die dem Empfänger gegenüber respektvoll ist und die seine Würde wahrt.
Seien Sie angemessen: Wählen Sie eine Anrede, die zur Situation und zum Kontext passt.
Seien Sie persönlich: Verwenden Sie eine Anrede, die den Empfänger persönlich anspricht und die zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich über ihn zu informieren.

Wenn Sie diese Grundsätze beachten, können Sie sicherstellen, dass Sie eine richtige und angemessene Anrede in Ihrer E-Mail verwenden.

Klare Betreffzeile

Eine klare Betreffzeile ist wichtig, damit der Empfänger Ihrer E-Mail direkt weiß, worum es geht. Eine gute Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein und die wichtigsten Informationen enthalten. So kann der Empfänger schnell entscheiden, ob er Ihre E-Mail sofort öffnet oder ob er sie später liest.

Verwenden Sie Schlüsselwörter: Verwenden Sie in der Betreffzeile Schlüsselwörter, die den Inhalt Ihrer E-Mail beschreiben. So kann der Empfänger schnell erkennen, worum es geht.
Seien Sie spezifisch: Seien Sie in der Betreffzeile so spezifisch wie möglich. Vermeiden Sie allgemeine Betreffzeilen wie “Frage” oder “Informationen”. Stattdessen sollten Sie eine Betreffzeile verwenden, die den Inhalt Ihrer E-Mail genau beschreibt.
Halten Sie es kurz: Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein. Verwenden Sie nicht mehr als 50 Zeichen, damit die Betreffzeile vollständig angezeigt wird.
Verwenden Sie keine Spam-Wörter: Vermeiden Sie in der Betreffzeile Wörter, die häufig in Spam-E-Mails verwendet werden. Dazu gehören Wörter wie “kostenlos”, “Angebot” und “dringend”.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Betreffzeile klar und informativ ist und dass der Empfänger Ihre E-Mail sofort öffnet.

Freundlicher und höflicher Ton

Ein freundlicher und höflicher Ton ist wichtig, um eine positive Beziehung zum Empfänger aufzubauen und um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail gut aufgenommen wird. Ein freundlicher Tonfall zeigt dem Empfänger, dass Sie ihn respektieren und dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail sorgfältig zu verfassen.

Verwenden Sie eine höfliche Anrede: Verwenden Sie in der Anrede eine höfliche Formulierung wie “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]” oder “Hallo [Vorname]”.
Bedanken Sie sich: Bedanken Sie sich beim Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit. Dies zeigt, dass Sie seine Zeit schätzen und dass Sie dankbar sind, dass er sich Ihre E-Mail durchliest.
Seien Sie positiv: Verwenden Sie eine positive Sprache und vermeiden Sie negative Formulierungen. Dies wird dazu beitragen, dass Ihre E-Mail einen guten Eindruck beim Empfänger hinterlässt.
Vermeiden Sie Sarkasmus und Ironie: Sarkasmus und Ironie können in einer E-Mail leicht missverstanden werden. Daher sollten Sie diese Stilmittel vermeiden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails einen freundlichen und höflichen Ton haben und dass sie vom Empfänger positiv aufgenommen werden.

Kurze und prägnante Sätze

Kurze und prägnante Sätze sind wichtig, um Ihre E-Mail leicht lesbar und verständlich zu machen. Lange und verschachtelte Sätze sind schwer zu lesen und können dazu führen, dass der Empfänger Ihre E-Mail nicht zu Ende liest. Daher sollten Sie Ihre Sätze kurz und prägnant halten, damit der Empfänger Ihre E-Mail schnell und einfach erfassen kann.

Verwenden Sie kurze Sätze: Ihre Sätze sollten nicht länger als 20 Wörter sein. Dies wird dazu beitragen, dass Ihre E-Mail leicht zu lesen und zu verstehen ist.
Verwenden Sie einfache Wörter: Verwenden Sie einfache und verständliche Wörter, die jeder verstehen kann. Vermeiden Sie Fachjargon und Fremdwörter, die der Empfänger möglicherweise nicht kennt.
Verwenden Sie aktive Verben: Verwenden Sie aktive Verben, um Ihre Sätze lebendiger und interessanter zu machen. Aktive Verben beschreiben eine Handlung, die von einem Subjekt ausgeführt wird. Passive Verben beschreiben eine Handlung, die an einem Subjekt ausgeführt wird.
Vermeiden Sie Füllwörter: Vermeiden Sie Füllwörter wie “eigentlich”, “also” und “halt”. Diese Wörter tragen nichts zum Inhalt Ihrer E-Mail bei und machen sie nur unnötig lang.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails kurze und prägnante Sätze haben und dass sie vom Empfänger schnell und einfach gelesen und verstanden werden können.

Korrekte Grammatik und Rechtschreibung

Korrekte Grammatik und Rechtschreibung sind wichtig, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail richtig verstanden wird. Fehler in der Grammatik und Rechtschreibung können dazu führen, dass Ihre E-Mail unseriös wirkt und dass der Empfänger Ihre Nachricht nicht ernst nimmt.

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails korrekt geschrieben sind, sollten Sie folgende Tipps beachten:

Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig: Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken, sollten Sie sie sorgfältig auf Fehler in der Grammatik und Rechtschreibung überprüfen. Sie können Ihre E-Mail auch von einer anderen Person Korrektur lesen lassen.
Verwenden Sie ein Rechtschreibprüfungsprogramm: Viele Textverarbeitungsprogramme und E-Mail-Clients verfügen über ein Rechtschreibprüfungsprogramm. Dieses Programm kann Ihnen helfen, Fehler in der Rechtschreibung zu finden und zu korrigieren.
Beachten Sie die Regeln der Grammatik: Achten Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail auf die Regeln der Grammatik. Dies umfasst die richtige Verwendung von Satzzeichen, die richtige Bildung von Sätzen und die richtige Verwendung von Zeiten.
Verwenden Sie einen einheitlichen Schreibstil: Verwenden Sie in Ihrer E-Mail einen einheitlichen Schreibstil. Dies bedeutet, dass Sie sich an eine bestimmte Schreibweise halten und dass Sie keine unterschiedlichen Schreibweisen verwenden.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails korrekt geschrieben sind und dass sie vom Empfänger richtig verstanden werden.

Eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung sind wichtig, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail richtig verstanden wird. Fehler in der Grammatik und Rechtschreibung können dazu führen, dass Ihre E-Mail unseriös wirkt und dass der Empfänger Ihre Nachricht nicht ernst nimmt.

Angemessene Anhänge

Anhänge können eine gute Möglichkeit sein, um Ihrer E-Mail zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Allerdings sollten Sie beim Anhängen von Dateien einige Dinge beachten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail nicht zu groß wird und dass der Empfänger die Anhänge öffnen kann.

Verwenden Sie angemessene Dateiformate: Verwenden Sie beim Anhängen von Dateien angemessene Dateiformate, die der Empfänger öffnen kann. Zu den gängigsten Dateiformaten gehören PDF, Word, Excel und PowerPoint.
Komprimieren Sie große Dateien: Wenn Sie große Dateien anhängen möchten, sollten Sie diese vorher komprimieren. Dies wird dazu beitragen, die Größe der E-Mail zu reduzieren und die Übertragung zu beschleunigen.
Verwenden Sie einen Cloud-Dienst: Wenn Sie sehr große Dateien anhängen möchten, die Sie nicht komprimieren können, können Sie einen Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox verwenden. Sie können die Dateien dann in den Cloud-Dienst hochladen und einen Link zu den Dateien in Ihre E-Mail einfügen.
Beschränken Sie die Anzahl der Anhänge: Beschränken Sie die Anzahl der Anhänge auf ein Minimum. Wenn Sie zu viele Anhänge anhängen, wird Ihre E-Mail zu groß und der Empfänger kann sie möglicherweise nicht öffnen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails angemessene Anhänge haben und dass der Empfänger die Anhänge öffnen und lesen kann.

Eindeutiger Call-to-Action

Ein eindeutiger Call-to-Action ist wichtig, um den Empfänger dazu zu bewegen, eine bestimmte Handlung auszuführen. Dies kann zum Beispiel sein, dass er auf einen Link klickt, ein Formular ausfüllt oder sich für einen Newsletter anmeldet. Ein eindeutiger Call-to-Action sollte klar und prägnant sein und dem Empfänger genau sagen, was er tun soll.

Um einen eindeutigen Call-to-Action zu formulieren, sollten Sie folgende Tipps beachten:

Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache: Ihr Call-to-Action sollte klar und prägnant sein und dem Empfänger genau sagen, was er tun soll. Verwenden Sie keine langen und verschachtelten Sätze, sondern kurze und einfache Sätze, die leicht zu verstehen sind.
Verwenden Sie einen starken Handlungsaufruf: Ihr Call-to-Action sollte einen starken Handlungsaufruf enthalten, der den Empfänger dazu motiviert, die gewünschte Handlung auszuführen. Verwenden Sie Wörter wie “Klicken Sie hier”, “Melden Sie sich jetzt an” oder “Bestellen Sie jetzt”.
Platzieren Sie Ihren Call-to-Action an einer auffälligen Stelle: Ihr Call-to-Action sollte an einer auffälligen Stelle in Ihrer E-Mail platziert sein, damit der Empfänger ihn sofort sieht. Sie können Ihren Call-to-Action zum Beispiel in die Betreffzeile, in den ersten Absatz oder in den letzten Absatz Ihrer E-Mail setzen.
Verwenden Sie einen Link: Wenn Sie möchten, dass der Empfänger auf einen Link klickt, sollten Sie einen Link in Ihren Call-to-Action einfügen. Der Link sollte auf die Seite führen, auf der der Empfänger die gewünschte Handlung ausführen kann.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie einen eindeutigen Call-to-Action formulieren, der den Empfänger dazu motiviert, die gewünschte Handlung auszuführen.

FAQ

Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen zum Thema “Wie schreibt man eine E-Mail richtig?”.

Frage 1: Wie schreibe ich eine höfliche Anrede?
Antwort: Verwenden Sie eine höfliche Anrede wie “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]” oder “Hallo [Vorname]”.

Frage 2: Wie schreibe ich eine klare Betreffzeile?
Antwort: Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die den Inhalt Ihrer E-Mail genau beschreibt.

Frage 3: Wie schreibe ich einen freundlichen und höflichen Ton?
Antwort: Verwenden Sie eine freundliche und höfliche Sprache und vermeiden Sie negative Formulierungen.

Frage 4: Wie schreibe ich kurze und prägnante Sätze?
Antwort: Verwenden Sie kurze und prägnante Sätze, die nicht länger als 20 Wörter sind.

Frage 5: Wie achte ich auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung?
Antwort: Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig auf Fehler in der Grammatik und Rechtschreibung.

Frage 6: Wie füge ich angemessene Anhänge hinzu?
Antwort: Verwenden Sie angemessene Dateiformate und komprimieren Sie große Dateien.

Frage 7: Wie formuliere ich einen eindeutigen Call-to-Action?
Antwort: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und platzieren Sie Ihren Call-to-Action an einer auffälligen Stelle.

Wir hoffen, dass diese FAQs Ihnen helfen, Ihre E-Mails richtig zu schreiben.

Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre E-Mails noch effektiver zu gestalten.

Tips

Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre E-Mails noch effektiver zu gestalten:

Tipp 1: Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur: Eine E-Mail-Signatur enthält Ihre Kontaktdaten und andere wichtige Informationen. Dies kann zum Beispiel Ihre Telefonnummer, Ihre Website oder Ihre Social-Media-Profile sein. Eine E-Mail-Signatur macht es dem Empfänger einfacher, Sie zu kontaktieren und mehr über Sie zu erfahren.

Tipp 2: Verwenden Sie Vorlagen: Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails schreiben, können Sie Vorlagen verwenden. Dies wird Ihnen helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails immer professionell aussehen.

Tipp 3: Planen Sie Ihre E-Mails: Bevor Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie sich überlegen, was Sie erreichen möchten und wie Sie Ihre Botschaft am besten vermitteln können. Dies wird Ihnen helfen, eine klare und effektive E-Mail zu schreiben.

Tipp 4: Testen Sie Ihre E-Mails: Bevor Sie eine E-Mail abschicken, sollten Sie sie testen. Dies können Sie zum Beispiel tun, indem Sie die E-Mail an sich selbst schicken oder indem Sie sie von einer anderen Person Korrektur lesen lassen. Dies wird Ihnen helfen, Fehler zu finden und sicherzustellen, dass Ihre E-Mail richtig funktioniert.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, Ihre E-Mails noch effektiver zu gestalten.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell aussehen, leicht zu lesen sind und die gewünschte Wirkung erzielen.

Conclusion

In diesem Artikel haben wir Ihnen erklärt, wie Sie eine E-Mail richtig schreiben. Wir haben dabei die wichtigsten Aspekte behandelt, wie z. B. die richtige Anrede, den Aufbau der E-Mail, die Verwendung von Sprache und Grammatik sowie die Anhänge.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell aussehen, leicht zu lesen sind und die gewünschte Wirkung erzielen.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, mehr über das Schreiben von E-Mails zu erfahren. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!