Wie schreibe ich eine E-Mail?

E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im geschäftlichen und privaten Bereich. Doch wie schreibt man eine gute E-Mail, die beim Empfänger ankommt und verstanden wird? In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps und Tricks, wie Sie Ihre E-Mails effektiv und ansprechend gestalten.

Eine E-Mail besteht im Allgemeinen aus folgenden Teilen:

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Teile einer E-Mail richtig gestalten.

Table of Contents

Hier sind 10 wichtige Punkte, die Sie beim Schreiben einer E-Mail beachten sollten:

Betreffzeile ansprechend gestalten
Persönliche Anrede verwenden
Klare und übersichtliche Struktur
Freundlicher und höflicher Ton
Grammatik und Rechtschreibung beachten
Keine Anhänge ohne vorherige Ankündigung
Vorsicht bei der Weiterleitung von E-Mails
Spam-Filter beachten
E-Mail-Signatur verwenden
E-Mail vor dem Absenden sorgfältig prüfen

Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger ankommen und verstanden werden.

Betreffzeile ansprechend gestalten

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger Ihrer E-Mail sieht. Sie entscheidet darüber, ob er die E-Mail öffnet oder nicht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Betreffzeile ansprechend gestalten.

Kurz und prägnant: Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein, damit der Empfänger sie auf einen Blick erfassen kann. Ideal sind 5-7 Wörter.
Relevanz: Die Betreffzeile sollte relevant für den Inhalt der E-Mail sein. Der Empfänger sollte sofort wissen, worum es in der E-Mail geht.
Aussagekräftig: Die Betreffzeile sollte aussagekräftig sein, damit der Empfänger weiß, was ihn in der E-Mail erwartet. Vermeiden Sie vage Betreffzeilen wie “Frage” oder “Info”.
Dringlichkeit: Wenn Ihre E-Mail dringend ist, sollten Sie dies in der Betreffzeile kenntlich machen. Sie können z.B. das Wort “Dringend” oder “Wichtig” verwenden.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger ankommen und geöffnet werden.

Persönliche Anrede verwenden

Eine persönliche Anrede ist ein wichtiger Bestandteil einer guten E-Mail. Sie zeigt dem Empfänger, dass Sie sich die Zeit genommen haben, seine E-Mail zu lesen und dass Sie ihn als Person wertschätzen. Außerdem trägt eine persönliche Anrede dazu bei, eine Beziehung zum Empfänger aufzubauen und Vertrauen zu schaffen.

Wenn Sie den Empfänger Ihrer E-Mail kennen, sollten Sie ihn mit seinem Namen ansprechen. Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, können Sie ihn mit “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]” ansprechen. Bei sehr formellen E-Mails können Sie auch “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Titel] [Nachname]” verwenden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie den Empfänger ansprechen sollen, können Sie auch auf eine allgemeine Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” oder “Liebe Kolleginnen und Kollegen” zurückgreifen.

Vermeiden Sie es, den Empfänger mit seinem Vornamen anzusprechen, es sei denn, Sie kennen ihn sehr gut. Dies könnte als unhöflich oder respektlos empfunden werden.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, sollten Sie die Anrede aus der ursprünglichen E-Mail übernehmen. Dies zeigt dem Empfänger, dass Sie seine E-Mail sorgfältig gelesen haben und dass Sie seine Zeit respektieren.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger gut ankommen und dass Sie eine positive Beziehung zu ihm aufbauen können.

Klare und übersichtliche Struktur

Eine klare und übersichtliche Struktur ist wichtig für eine gute E-Mail. Sie erleichtert dem Empfänger das Lesen und Verstehen Ihrer E-Mail und trägt dazu bei, dass er die wichtigsten Informationen schnell findet.

Absätze verwenden: Gliedern Sie Ihre E-Mail in Absätze, um sie übersichtlicher zu gestalten. Jeder Absatz sollte sich mit einem bestimmten Thema befassen.
Überschriften verwenden: Wenn Ihre E-Mail länger ist, können Sie Überschriften verwenden, um die verschiedenen Abschnitte zu kennzeichnen. Dies erleichtert dem Empfänger das Navigieren durch Ihre E-Mail.
Aufzählungen verwenden: Wenn Sie eine Liste von Punkten oder Aufgaben aufzählen möchten, verwenden Sie Aufzählungszeichen. Dies macht Ihre E-Mail übersichtlicher und leichter lesbar.
Hervorhebungen verwenden: Wenn Sie bestimmte Wörter oder Sätze hervorheben möchten, können Sie sie fett oder kursiv schreiben. Dies hilft dem Empfänger, die wichtigsten Informationen in Ihrer E-Mail zu erkennen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger gut ankommen und dass er sie leicht lesen und verstehen kann.

Freundlicher und höflicher Ton

Ein freundlicher und höflicher Ton ist wichtig für eine gute E-Mail. Er zeigt dem Empfänger, dass Sie ihn respektieren und dass Sie sich die Zeit genommen haben, seine E-Mail sorgfältig zu lesen. Außerdem trägt ein freundlicher und höflicher Ton dazu bei, eine positive Beziehung zum Empfänger aufzubauen und Vertrauen zu schaffen.

Um einen freundlichen und höflichen Ton in Ihrer E-Mail zu verwenden, sollten Sie auf Folgendes achten:

Verwenden Sie eine höfliche Anrede: Sprechen Sie den Empfänger mit “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]” oder “Liebe/r [Vorname]” an. Vermeiden Sie es, den Empfänger mit seinem Vornamen anzusprechen, es sei denn, Sie kennen ihn sehr gut.
Verwenden Sie höfliche Floskeln: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Floskel wie “Ich hoffe, es geht Ihnen gut” oder “Vielen Dank für Ihre E-Mail”. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Floskel wie “Mit freundlichen Grüßen” oder “Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag”.
Vermeiden Sie negative Ausdrücke: Vermeiden Sie es, negative Ausdrücke wie “Ich bin enttäuscht” oder “Ich bin verärgert” zu verwenden. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf positive Ausdrücke wie “Ich bin dankbar” oder “Ich bin beeindruckt”.
Seien Sie respektvoll: Respektieren Sie die Meinung des Empfängers, auch wenn Sie nicht mit ihm übereinstimmen. Vermeiden Sie es, den Empfänger zu kritisieren oder zu beleidigen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger gut ankommen und dass Sie eine positive Beziehung zu ihm aufbauen können.

Grammatik und Rechtschreibung beachten

Eine gute Grammatik und Rechtschreibung sind wichtig für eine professionelle E-Mail. Sie zeigen dem Empfänger, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail sorgfältig zu schreiben und dass Sie Wert auf Qualität legen. Außerdem tragen eine gute Grammatik und Rechtschreibung dazu bei, dass Ihre E-Mail leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Um eine gute Grammatik und Rechtschreibung in Ihrer E-Mail zu gewährleisten, sollten Sie Folgendes beachten:

Verwenden Sie die richtige Grammatik: Achten Sie auf die richtige Verwendung von Satzzeichen, Zeiten und Konjunktionen. Vermeiden Sie es, Sätze zu schreiben, die zu lang oder zu kompliziert sind.
Verwenden Sie die richtige Rechtschreibung: Achten Sie auf die richtige Schreibweise von Wörtern. Vermeiden Sie es, Wörter falsch zu schreiben oder Tippfehler zu machen.
Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur: Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken, lesen Sie sie noch einmal sorgfältig Korrektur. Achten Sie dabei auf Fehler in der Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung.
Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm: Wenn Sie sich bei Ihrer Grammatik oder Rechtschreibung nicht sicher sind, können Sie ein Rechtschreibprogramm verwenden, um Ihre E-Mail zu überprüfen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails beim Empfänger gut ankommen und dass er sie leicht lesen und verstehen kann.

Keine Anhänge ohne vorherige Ankündigung

Es ist unhöflich, dem Empfänger einer E-Mail einen Anhang zu senden, ohne ihn vorher darüber zu informieren. Dies kann dazu führen, dass der Empfänger den Anhang nicht öffnet, weil er ihn für Spam oder einen Virus hält.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie den Empfänger in Ihrer E-Mail darauf hinweisen, dass Sie ihm einen Anhang senden werden. Sie können dies z.B. so formulieren: “Ich sende Ihnen im Anhang eine Datei mit weiteren Informationen.” oder “Bitte finden Sie im Anhang die von Ihnen angeforderten Daten.”.

Wenn Sie dem Empfänger einen Anhang senden, sollten Sie auch darauf achten, dass der Anhang nicht zu groß ist. Die meisten E-Mail-Anbieter haben eine Größenbeschränkung für Anhänge. Wenn Ihr Anhang zu groß ist, kann der Empfänger ihn nicht öffnen.

Wenn Sie einen großen Anhang senden müssen, können Sie ihn z.B. mit einem Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox teilen. Sie können dem Empfänger dann einen Link zu dem Anhang in Ihrer E-Mail senden.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails mit Anhängen beim Empfänger gut ankommen und dass er sie öffnen kann.

Vorsicht bei der Weiterleitung von E-Mails

Bevor Sie eine E-Mail weiterleiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie dies dürfen. In vielen Fällen ist es unhöflich oder sogar illegal, eine E-Mail ohne die Erlaubnis des Absenders weiterzuleiten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine E-Mail weiterleiten dürfen, sollten Sie den Absender um Erlaubnis fragen. Sie können dies z.B. so formulieren: “Darf ich diese E-Mail an [Name des Empfängers] weiterleiten?” oder “Würden Sie es mir gestatten, diese E-Mail an [Name des Empfängers] weiterzuleiten?”.

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, sollten Sie auch darauf achten, dass Sie den Empfänger darüber informieren, dass es sich um eine weitergeleitete E-Mail handelt. Sie können dies z.B. so formulieren: “Ich leite Ihnen hiermit eine E-Mail von [Name des Absenders] weiter.” oder “Bitte beachten Sie, dass dies eine weitergeleitete E-Mail ist.”.

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, sollten Sie auch darauf achten, dass Sie keine vertraulichen Informationen weiterleiten. Dies könnten z.B. persönliche Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Kreditkartennummern sein.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Sie E-Mails verantwortungsvoll weiterleiten und dass Sie die Privatsphäre des Absenders und des Empfängers respektieren.

Spam-Filter beachten

Spam-Filter sind Programme, die E-Mails auf Spam überprüfen. Spam ist unerwünschte E-Mail, die in der Regel Werbung oder Schadsoftware enthält. Spam-Filter können dazu führen, dass Ihre E-Mails nicht beim Empfänger ankommen, weil sie als Spam eingestuft werden.

Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden, sollten Sie Folgendes beachten:

Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff: Vermeiden Sie es, vage oder irreführende Betreffzeilen zu verwenden. Dies kann dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird.
Verwenden Sie keinen Spam-ähnlichen Text: Vermeiden Sie es, Text in Ihrer E-Mail zu verwenden, der häufig in Spam-E-Mails vorkommt. Dies könnte z.B. Text sein, der in Großbuchstaben geschrieben ist oder der viele Ausrufezeichen enthält.
Verwenden Sie keine HTML-Formatierung: Verwenden Sie keine HTML-Formatierung in Ihrer E-Mail, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass der Empfänger sie lesen kann. HTML-Formatierung kann dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird.
Verwenden Sie keine Anhänge: Vermeiden Sie es, Anhänge an Ihre E-Mails anzuhängen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass der Empfänger sie öffnen kann. Anhänge können dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails nicht als Spam eingestuft werden und dass sie beim Empfänger ankommen.

E-Mail-Signatur verwenden

Eine E-Mail-Signatur ist ein kleiner Textblock, der am Ende jeder E-Mail automatisch angefügt wird. Sie enthält in der Regel den Namen des Absenders, seine Position, seine Firma und seine Kontaktdaten.

Professionelles Erscheinungsbild: Eine E-Mail-Signatur verleiht Ihren E-Mails ein professionelles Erscheinungsbild. Sie zeigt dem Empfänger, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail sorgfältig zu gestalten.
Kontaktinformationen: Eine E-Mail-Signatur enthält Ihre Kontaktinformationen, damit der Empfänger Sie bei Bedarf erreichen kann. Dies könnten z.B. Ihre Telefonnummer, Ihre Faxnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Website sein.
Sozialen Medien: Sie können Ihre E-Mail-Signatur auch dazu nutzen, um auf Ihre Profile in sozialen Medien zu verweisen. Dies kann Ihnen helfen, neue Kunden zu gewinnen und Ihre Marke zu stärken.
Werbefläche: Sie können Ihre E-Mail-Signatur auch dazu nutzen, um für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu werben. Dies kann Ihnen helfen, Ihren Umsatz zu steigern.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mail-Signatur professionell aussieht und dass sie Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

E-Mail vor dem Absenden sorgfältig prüfen

Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken, sollten Sie sie noch einmal sorgfältig prüfen. Dies hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre E-Mail professionell aussieht.

Überprüfen Sie die Empfängeradresse: Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers richtig eingegeben haben. Wenn Sie die E-Mail-Adresse falsch eingeben, wird sie nicht beim Empfänger ankommen.
Überprüfen Sie den Betreff: Stellen Sie sicher, dass der Betreff Ihrer E-Mail aussagekräftig und interessant ist. Ein guter Betreff wird den Empfänger dazu verleiten, Ihre E-Mail zu öffnen.
Überprüfen Sie den Text: Stellen Sie sicher, dass der Text Ihrer E-Mail frei von Fehlern ist. Überprüfen Sie die Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung. Eine E-Mail mit vielen Fehlern wird unprofessionell wirken.
Überprüfen Sie die Anhänge: Wenn Sie Anhänge an Ihre E-Mail angehängt haben, stellen Sie sicher, dass sie richtig angehängt wurden und dass sie nicht zu groß sind.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails professionell aussehen und dass sie beim Empfänger ankommen.

FAQ

Hier sind einige häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema “Wie schreibe ich eine E-Mail”:

Frage 1: Wie schreibe ich eine höfliche E-Mail?
Antwort 1: Eine höfliche E-Mail beginnt mit einer persönlichen Anrede, z.B. “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]” oder “Liebe/r [Name]”. Verwenden Sie einen freundlichen und respektvollen Ton und vermeiden Sie negative Ausdrücke. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Floskel, z.B. “Mit freundlichen Grüßen” oder “Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag”.

Frage 2: Wie schreibe ich eine E-Mail mit einem aussagekräftigen Betreff?
Antwort 2: Der Betreff Ihrer E-Mail sollte kurz und prägnant sein, aber dennoch den Inhalt Ihrer E-Mail genau wiedergeben. Vermeiden Sie vage oder irreführende Betreffzeilen, da diese dazu führen können, dass Ihre E-Mail nicht geöffnet wird. Verwenden Sie stattdessen Schlüsselwörter, die den Inhalt Ihrer E-Mail beschreiben.

Frage 3: Wie strukturiere ich meine E-Mail übersichtlich?
Antwort 3: Gliedern Sie Ihre E-Mail in Absätze, um sie übersichtlicher zu gestalten. Jeder Absatz sollte sich mit einem bestimmten Thema befassen. Verwenden Sie Überschriften, um die verschiedenen Abschnitte Ihrer E-Mail zu kennzeichnen. Verwenden Sie Aufzählungen, um Listen von Punkten oder Aufgaben aufzuzählen. Hervorhebungen können verwendet werden, um wichtige Informationen in Ihrer E-Mail hervorzuheben.

Frage 4: Wie kann ich meine E-Mail vor dem Absenden überprüfen?
Antwort 4: Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken, sollten Sie sie noch einmal sorgfältig Korrektur lesen. Achten Sie dabei auf Fehler in der Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Empfängeradresse eingegeben haben und dass der Betreff aussagekräftig ist. Überprüfen Sie auch die Anhänge, um sicherzustellen, dass sie richtig angehängt wurden und dass sie nicht zu groß sind.

Frage 5: Was sollte ich beachten, wenn ich Anhänge an meine E-Mail anhänge?
Antwort 5: Wenn Sie Anhänge an Ihre E-Mail anhängen, sollten Sie darauf achten, dass sie nicht zu groß sind. Die meisten E-Mail-Anbieter haben eine Größenbeschränkung für Anhänge. Wenn Ihr Anhang zu groß ist, kann der Empfänger ihn nicht öffnen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Anhang nicht mit einem Virus infiziert ist.

Frage 6: Wie kann ich verhindern, dass meine E-Mails als Spam eingestuft werden?
Antwort 6: Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden, sollten Sie einen aussagekräftigen Betreff verwenden, keinen Spam-ähnlichen Text verwenden, keine HTML-Formatierung verwenden und keine Anhänge verwenden, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass der Empfänger sie öffnen kann.

Ich hoffe, diese FAQs haben Ihnen weitergeholfen. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden.

Im nächsten Abschnitt finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre E-Mails noch effektiver gestalten können.

Tips

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre E-Mails noch effektiver gestalten können:

Tipp 1: Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. Ihre E-Mail-Adresse sollte seriös und professionell sein. Vermeiden Sie es, E-Mail-Adressen zu verwenden, die Ihren Namen oder Ihre Interessen preisgeben. Verwenden Sie stattdessen eine E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation verbunden ist.

Tipp 2: Seien Sie prägnant. Niemand hat Zeit, lange E-Mails zu lesen. Fassen Sie sich daher kurz und prägnant. Verwenden Sie kurze Sätze und vermeiden Sie unnötige Details. Gehen Sie direkt auf den Punkt und vermeiden Sie Abschweifungen.

Tipp 3: Verwenden Sie Handlungsaufforderungen. Wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ihrer E-Mail etwas Bestimmtes tut, sollten Sie eine Handlungsaufforderung verwenden. Dies könnte z.B. sein, dass der Empfänger auf Ihre E-Mail antwortet, ein Dokument unterschreibt oder ein Produkt kauft.

Tipp 4: Verwenden Sie einen E-Mail-Verteiler. Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden möchten, sollten Sie einen E-Mail-Verteiler verwenden. Dies erspart Ihnen die Mühe, die E-Mail-Adressen aller Empfänger einzeln einzugeben. Außerdem können Sie mit einem E-Mail-Verteiler Ihre E-Mails personalisieren und auf die jeweiligen Empfänger zuschneiden.

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre E-Mails effektiver zu gestalten.

Im nächsten Abschnitt finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die Sie beim Schreiben einer E-Mail beachten sollten.

Conclusion

In diesem Artikel haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie eine E-Mail schreiben, die beim Empfänger ankommt und verstanden wird. Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte erklärt, die Sie beim Schreiben einer E-Mail beachten sollten, von der Betreffzeile bis zur E-Mail-Signatur.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute E-Mail Folgendes beinhaltet: