Ein Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung des Ablaufs und der Ergebnisse einer Sitzung, Besprechung oder Veranstaltung. Es dient dazu, die wichtigsten Punkte der Diskussion festzuhalten und als Grundlage für spätere Entscheidungen oder Maßnahmen zu dienen. Protokolle können in verschiedenen Situationen erstellt werden, z. B. in Unternehmen, Vereinen, Gremien oder Ausschüssen.
Das Schreiben eines Protokolls ist eine wichtige Aufgabe, die gewissenhaft und korrekt durchgeführt werden sollte. Um ein gutes Protokoll zu schreiben, gibt es einige grundlegende Regeln und Tipps, die Sie beachten sollten.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen eines Protokolls.
wie schreibe ich ein protokoll
Ein Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung des Ablaufs und der Ergebnisse einer Sitzung, Besprechung oder Veranstaltung.
- Datum und Uhrzeit
- Ort der Veranstaltung
- Teilnehmerliste
- Tagesordnung
- Ablauf der Sitzung
- Beschlüsse und Ergebnisse
- Offene Punkte
- Nächste Schritte
- Unterschrift des Protokollführers
Ein gutes Protokoll ist klar, prägnant und verständlich. Es sollte alle wichtigen Punkte der Diskussion enthalten, ohne dabei zu ausschweifend zu sein.
Datum und Uhrzeit
Das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung sind wichtige Angaben, die zu Beginn eines Protokolls stehen sollten. So können die Leser nachvollziehen, wann die Sitzung oder Besprechung stattgefunden hat.
- Vollständiges Datum:
Geben Sie das Datum im vollständigen Format an, z. B. “Donnerstag, 23. März 2023”.
- Uhrzeit:
Notieren Sie die Uhrzeit, zu der die Veranstaltung begonnen hat und geendet hat, z. B. “10:00 Uhr bis 12:00 Uhr”.
- Dauer der Veranstaltung:
Wenn die Dauer der Veranstaltung relevant ist, können Sie diese ebenfalls angeben, z. B. “Dauer: 2 Stunden”.
- Pünktlichkeit der Teilnehmer:
Wenn es wichtig ist, können Sie auch die Pünktlichkeit der Teilnehmer notieren, z. B. “Alle Teilnehmer waren pünktlich anwesend”.
Wenn die Veranstaltung an mehreren Tagen oder zu unterschiedlichen Zeiten stattfindet, sollten Sie dies ebenfalls im Protokoll vermerken.
Ort der Veranstaltung
Der Ort der Veranstaltung ist eine weitere wichtige Angabe, die in einem Protokoll stehen sollte. So können die Leser nachvollziehen, wo die Sitzung oder Besprechung stattgefunden hat.
Bei der Angabe des Veranstaltungsortes sollten Sie so genau wie möglich sein. Wenn die Veranstaltung in einem Gebäude stattgefunden hat, sollten Sie den Namen des Gebäudes, die Adresse und gegebenenfalls den Raum angeben. Wenn die Veranstaltung im Freien stattgefunden hat, sollten Sie den Namen des Parks, des Platzes oder des Geländes angeben.
Wenn die Veranstaltung an mehreren Orten stattgefunden hat, sollten Sie dies ebenfalls im Protokoll vermerken. Beispielsweise könnten Sie schreiben: “Die Veranstaltung fand im Sitzungssaal A und im Konferenzraum B statt”.
Wenn der Ort der Veranstaltung für die Leser nicht eindeutig ist, können Sie eine Wegbeschreibung hinzufügen. Beispielsweise könnten Sie schreiben: “Das Gebäude befindet sich in der Musterstraße 123, direkt neben dem Hauptbahnhof”.
Indem Sie den Ort der Veranstaltung genau angeben, helfen Sie den Lesern, sich ein Bild von der Situation zu machen und die Bedeutung der Veranstaltung besser zu verstehen.
Teilnehmerliste
Die Teilnehmerliste ist ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie enthält die Namen aller Personen, die an der Sitzung oder Besprechung teilgenommen haben.
- Vollständige Namen:
Notieren Sie die vollständigen Namen aller Teilnehmer, einschließlich Vor- und Nachname.
- Funktion/Titel:
Wenn die Funktion oder der Titel eines Teilnehmers für die Sitzung oder Besprechung relevant ist, können Sie diese ebenfalls angeben.
- Institution/Unternehmen:
Wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Institutionen oder Unternehmen kommen, können Sie diese ebenfalls angeben.
- Anwesenheit:
Wenn es wichtig ist, können Sie auch die Anwesenheit der Teilnehmer notieren, z. B. “Anwesend” oder “Entschuldigt”.
Die Teilnehmerliste sollte übersichtlich gestaltet sein, damit die Leser schnell und einfach finden können, wer an der Sitzung oder Besprechung teilgenommen hat.
Tagesordnung
Die Tagesordnung ist ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie enthält die Themen, die während der Sitzung oder Besprechung behandelt werden sollen.
- Themen:
Listen Sie alle Themen auf, die während der Sitzung oder Besprechung behandelt werden sollen.
- Reihenfolge der Themen:
Geben Sie die Reihenfolge an, in der die Themen behandelt werden sollen.
- Zeitplanung:
Wenn die Zeitplanung für die Sitzung oder Besprechung relevant ist, können Sie diese ebenfalls angeben. Beispielsweise könnten Sie schreiben: “Thema 1: 30 Minuten, Thema 2: 60 Minuten”.
- Verantwortlichkeiten:
Wenn bestimmte Personen für die Behandlung bestimmter Themen verantwortlich sind, können Sie diese ebenfalls angeben.
Die Tagesordnung sollte übersichtlich gestaltet sein, damit die Leser schnell und einfach finden können, welche Themen während der Sitzung oder Besprechung behandelt werden sollen.
Ablauf der Sitzung
Der Ablauf der Sitzung ist ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Er enthält eine detaillierte Beschreibung des Verlaufs der Sitzung oder Besprechung.
Beim Verfassen des Ablaufs der Sitzung sollten Sie sich an die Tagesordnung halten. Notieren Sie die einzelnen Themen, die während der Sitzung oder Besprechung behandelt wurden, und beschreiben Sie kurz, wie die Diskussion zu jedem Thema verlaufen ist.
Achten Sie darauf, dass Sie die wichtigsten Punkte der Diskussion festhalten. Beispielsweise könnten Sie notieren, welche Argumente für und gegen einen bestimmten Vorschlag vorgebracht wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche offenen Fragen noch bestehen.
Wenn während der Sitzung oder Besprechung Abstimmungen durchgeführt wurden, sollten Sie diese ebenfalls im Protokoll vermerken. Notieren Sie, über welchen Antrag abgestimmt wurde, wer dafür und wer dagegen gestimmt hat und wie das Ergebnis der Abstimmung ausgefallen ist.
Indem Sie den Ablauf der Sitzung detailliert beschreiben, helfen Sie den Lesern, sich ein Bild von der Sitzung oder Besprechung zu machen und die Bedeutung der gefassten Beschlüsse zu verstehen.
Beschlüsse und Ergebnisse
Die Beschlüsse und Ergebnisse sind ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie enthalten eine Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen, die während der Sitzung oder Besprechung getroffen wurden.
- Beschlüsse:
Notieren Sie alle Beschlüsse, die während der Sitzung oder Besprechung gefasst wurden. Beispielsweise könnten Sie schreiben: “Es wurde beschlossen, dass der neue Vertrag mit der Firma XY abgeschlossen wird”.
- Ergebnisse:
Notieren Sie alle Ergebnisse, die während der Sitzung oder Besprechung erzielt wurden. Beispielsweise könnten Sie schreiben: “Es wurde eine Einigung erzielt, dass das Projekt bis zum Ende des Jahres abgeschlossen sein soll”.
- Verantwortlichkeiten:
Wenn bestimmte Personen für die Umsetzung der Beschlüsse und Ergebnisse verantwortlich sind, können Sie diese ebenfalls angeben.
- Fristen:
Wenn für die Umsetzung der Beschlüsse und Ergebnisse Fristen festgelegt wurden, können Sie diese ebenfalls angeben.
Die Beschlüsse und Ergebnisse sollten übersichtlich gestaltet sein, damit die Leser schnell und einfach finden können, welche Entscheidungen während der Sitzung oder Besprechung getroffen wurden.
Offene Punkte
Die offenen Punkte sind ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie enthalten eine Auflistung der Themen, die während der Sitzung oder Besprechung nicht abschließend behandelt werden konnten.
Beim Verfassen der offenen Punkte sollten Sie sich an die Tagesordnung halten. Notieren Sie die Themen, die während der Sitzung oder Besprechung nicht behandelt werden konnten, und beschreiben Sie kurz, warum diese Themen nicht behandelt werden konnten.
Achten Sie darauf, dass Sie alle offenen Punkte notieren, auch wenn diese noch so klein erscheinen. Beispielsweise könnten Sie notieren, dass ein bestimmtes Dokument noch nicht vorlag oder dass ein bestimmter Teilnehmer nicht anwesend war.
Indem Sie die offenen Punkte detailliert beschreiben, helfen Sie den Lesern, sich ein Bild von der Sitzung oder Besprechung zu machen und die Bedeutung der noch zu treffenden Entscheidungen zu verstehen.
Die offenen Punkte sollten übersichtlich gestaltet sein, damit die Leser schnell und einfach finden können, welche Themen während der Sitzung oder Besprechung nicht abschließend behandelt werden konnten.
Nächste Schritte
Die nächsten Schritte sind ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie enthalten eine Auflistung der Aufgaben, die nach der Sitzung oder Besprechung erledigt werden müssen.
Beim Verfassen der nächsten Schritte sollten Sie sich an die Beschlüsse und Ergebnisse der Sitzung oder Besprechung halten. Notieren Sie die Aufgaben, die zur Umsetzung der Beschlüsse und Ergebnisse erledigt werden müssen, und beschreiben Sie kurz, wer für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich ist.
Achten Sie darauf, dass Sie alle nächsten Schritte notieren, auch wenn diese noch so klein erscheinen. Beispielsweise könnten Sie notieren, dass ein bestimmtes Dokument erstellt oder dass ein bestimmter Termin vereinbart werden muss.
Indem Sie die nächsten Schritte detailliert beschreiben, helfen Sie den Lesern, sich ein Bild von der Sitzung oder Besprechung zu machen und die Bedeutung der noch zu erledigenden Aufgaben zu verstehen.
Die nächsten Schritte sollten übersichtlich gestaltet sein, damit die Leser schnell und einfach finden können, welche Aufgaben nach der Sitzung oder Besprechung erledigt werden müssen.
Unterschrift des Protokollführers
Die Unterschrift des Protokollführers ist ein wichtiger Bestandteil eines Protokolls. Sie bestätigt, dass das Protokoll korrekt und vollständig ist.
Der Protokollführer sollte das Protokoll unmittelbar nach der Sitzung oder Besprechung unterschreiben. Wenn das Protokoll nicht sofort unterschrieben werden kann, sollte es spätestens innerhalb von 24 Stunden unterschrieben werden.
Die Unterschrift des Protokollführers sollte gut leserlich sein. Unter der Unterschrift sollte der Name des Protokollführers stehen.
Indem der Protokollführer das Protokoll unterschreibt, übernimmt er die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls. Er bestätigt, dass das Protokoll korrekt und vollständig ist und dass er sich an die Regeln und Vorgaben für das Verfassen von Protokollen gehalten hat.
Die Unterschrift des Protokollführers ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal für ein Protokoll. Sie zeigt, dass das Protokoll sorgfältig erstellt wurde und dass es den Anforderungen an ein gutes Protokoll entspricht.
FAQ
Sie haben noch Fragen zum Verfassen von Protokollen? Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten.
Frage 1: Wie lang sollte ein Protokoll sein?
Antwort 1: Die Länge eines Protokolls hängt von der Art und dem Umfang der Sitzung oder Besprechung ab. Ein Protokoll sollte jedoch nicht länger sein als nötig. Ein gutes Protokoll ist kurz und prägnant, aber enthält dennoch alle wichtigen Informationen.
Frage 2: Muss ich jedes Wort mitschreiben?
Antwort 2: Nein, Sie müssen nicht jedes Wort mitschreiben. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte der Diskussion und notieren Sie diese stichpunktartig.
Frage 3: Was mache ich, wenn ich etwas nicht verstehe?
Antwort 3: Wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie nach. Bitten Sie den Redner, seine Aussage zu wiederholen oder zu erklären. Sie können auch einen Kollegen fragen, ob er Ihnen weiterhelfen kann.
Frage 4: Wie kann ich ein gutes Protokoll schreiben?
Antwort 4: Um ein gutes Protokoll zu schreiben, sollten Sie sich an die folgenden Regeln halten:
- Seien Sie objektiv und unparteiisch.
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.
- Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte der Diskussion.
- Geben Sie die Aussagen der Teilnehmer korrekt wieder.
- Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung.
- Unterschreiben Sie das Protokoll.
Frage 5: Wie kann ich ein Protokoll aufbewahren?
Antwort 5: Sie sollten das Protokoll an einem sicheren Ort aufbewahren. Sie können das Protokoll auch digitalisieren und auf Ihrem Computer oder in der Cloud speichern.
Frage 6: Wer kann ein Protokoll schreiben?
Antwort 6: Grundsätzlich kann jeder ein Protokoll schreiben. Es ist jedoch sinnvoll, eine Person zu wählen, die über gute Schreibfähigkeiten verfügt und die sich mit dem Thema der Sitzung oder Besprechung auskennt.
Wir hoffen, dass diese FAQ Ihnen weitergeholfen hat. Wenn Sie noch weitere Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren.
Im nächsten Abschnitt finden Sie einige Tipps, die Ihnen beim Verfassen von Protokollen helfen können.
Tipps
Hier sind einige praktische Tipps, die Ihnen beim Verfassen von Protokollen helfen können:
Tipp 1: Bereiten Sie sich vor.
Bevor Sie an der Sitzung oder Besprechung teilnehmen, sollten Sie sich gründlich vorbereiten. Lesen Sie die Tagesordnung und machen Sie sich mit dem Thema vertraut. Bereiten Sie auch ein Notizbuch und einen Stift vor.
Tipp 2: Seien Sie aufmerksam und konzentriert.
Während der Sitzung oder Besprechung sollten Sie aufmerksam und konzentriert sein. Hören Sie genau zu, was die Teilnehmer sagen, und notieren Sie sich die wichtigsten Punkte.
Tipp 3: Verwenden Sie Abkürzungen und Symbole.
Um Zeit zu sparen, können Sie Abkürzungen und Symbole verwenden. Beispielsweise können Sie “u. a.” für “unter anderem” schreiben oder ein Häkchen für “Ja” verwenden.
Tipp 4: Schreiben Sie das Protokoll so schnell wie möglich.
Es ist wichtig, das Protokoll so schnell wie möglich nach der Sitzung oder Besprechung zu schreiben. So können Sie sich noch gut an die Inhalte erinnern und vermeiden, dass wichtige Punkte vergessen werden.
Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, bessere Protokolle zu schreiben.
Im nächsten Abschnitt finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die Sie beim Verfassen von Protokollen beachten sollten.
Conclusion
In diesem Artikel haben wir Ihnen erklärt, wie Sie ein gutes Protokoll schreiben. Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte vorgestellt, die Sie beim Verfassen eines Protokolls beachten sollten, und wir haben Ihnen einige praktische Tipps gegeben.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, mehr über das Verfassen von Protokollen zu erfahren. Denken Sie daran, dass ein gutes Protokoll klar, prägnant und verständlich sein sollte. Es sollte alle wichtigen Punkte der Diskussion enthalten, ohne dabei zu ausschweifend zu sein.
Wenn Sie sich an die Regeln und Tipps halten, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt haben, können Sie sicher sein, dass Sie gute Protokolle schreiben werden.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Verfassen Ihrer Protokolle!
