E-Mail schreiben Vorlage – So gelingt die perfekte E-Mail

Eine E-Mail zu schreiben kann manchmal ganz schön knifflig sein – besonders, wenn man nicht weiß, wie man anfangen soll. Mit einer E-Mail-Vorlage kannst du dir das Schreiben deiner E-Mails erleichtern und sicherstellen, dass du alle wichtigen Informationen enthältst. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine E-Mail-Vorlage erstellst und verwenden kannst.

Eine E-Mail-Vorlage ist ein vorgefertigter Text, den du für deine E-Mails verwenden kannst. Das spart dir Zeit und Mühe und stellt sicher, dass du alle wichtigen Informationen enthältst. E-Mail-Vorlagen gibt es für verschiedene Zwecke, z.B. für Bewerbungen, Kundenservice-Anfragen oder Newsletter. Du kannst entweder eine vorgefertigte E-Mail-Vorlage verwenden oder dir selbst eine erstellen.

Im nächsten Abschnitt erklären wir dir, wie du eine E-Mail-Vorlage erstellen und verwenden kannst.

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Eine gute E-Mail-Vorlage sollte Folgendes enthalten:

• Betreffzeile
• Anrede
• Hauptteil
• Grußformel
• Signatur
• Anhänge
• Formatierung
• Rechtschreibung
• Grammatik

Mit einer guten E-Mail-Vorlage kannst du:

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger deiner E-Mail sieht. Sie sollte daher kurz, prägnant und aussagekräftig sein. Am besten ist es, wenn die Betreffzeile nicht länger als 50 Zeichen ist. So wird sie auch auf mobilen Geräten vollständig angezeigt.

• Verwende Keywords:

  Keywords sind Schlüsselwörter, die beschreiben, worum es in deiner E-Mail geht. Wenn du Keywords in der Betreffzeile verwendest, wird deine E-Mail eher gefunden, wenn jemand nach diesen Keywords sucht.

• Sei spezifisch:

  Die Betreffzeile sollte genau beschreiben, worum es in deiner E-Mail geht. Vermeide allgemeine Betreffzeilen wie “Anfrage” oder “Informationen”.

• Sei kreativ:

  Eine kreative Betreffzeile kann dazu beitragen, dass deine E-Mail geöffnet wird. Allerdings solltest du es nicht übertreiben. Die Betreffzeile sollte immer noch professionell sein.

• Vermeide Spam-Wörter:

  Es gibt bestimmte Wörter, die von Spam-Filtern erkannt werden und dazu führen können, dass deine E-Mail im Spam-Ordner landet. Vermeide daher Wörter wie “kostenlos”, “Angebot” oder “Gewinnspiel” in der Betreffzeile.

Beispiele für gute Betreffzeilen:

• “Anfrage zu Ihrer Produktpalette”
• “Informationen zu Ihren Öffnungszeiten”
• “Kreatives Angebot für Ihr Unternehmen”

Anrede

Die Anrede ist der erste Satz deiner E-Mail. Sie sollte höflich und respektvoll sein. Die Anrede sollte sich an den Empfänger deiner E-Mail richten. Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst, kannst du eine allgemeine Anrede verwenden, z.B. “Sehr geehrte Damen und Herren”.

Wenn du den Namen des Empfängers kennst, solltest du ihn in der Anrede verwenden. In Deutschland ist es üblich, den Nachnamen des Empfängers zu verwenden. Wenn du den Empfänger gut kennst, kannst du auch seinen Vornamen verwenden.

Nach dem Namen des Empfängers solltest du ein Komma setzen. Dann folgt eine Grußformel. In Deutschland sind folgende Grußformeln üblich:

• “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]”
• “Sehr geehrte/r [Vorname Nachname]”
• “Hallo [Vorname Nachname]”

Die Grußformel sollte an die Beziehung zwischen dir und dem Empfänger angepasst sein. Wenn du den Empfänger gut kennst, kannst du eine informelle Grußformel verwenden. Wenn du den Empfänger nicht gut kennst, solltest du eine förmliche Grußformel verwenden.

Beispiele für gute Anreden:

• “Sehr geehrte Frau Müller,”
• “Sehr geehrter Herr Schmidt,”
• “Hallo Peter,”

Hauptteil

Der Hauptteil ist der wichtigste Teil deiner E-Mail. Hier solltest du dein Anliegen vortragen. Der Hauptteil sollte klar und prägnant sein. Vermeide lange und verschachtelte Sätze. Verwende stattdessen kurze und einfache Sätze.

Im Hauptteil solltest du dich an die folgenden Punkte halten:

• Fasse dich kurz: Der Hauptteil sollte nicht länger als drei Absätze sein.
• Komme schnell zum Punkt: Vermeide lange Einleitungen. Komme stattdessen schnell zum Punkt.
• Sei klar und prägnant: Verwende kurze und einfache Sätze.
• Verwende Absätze: Gliedere den Hauptteil in Absätze. So wird deine E-Mail übersichtlicher.
• Verwende Aufzählungszeichen und Nummerierungen: Aufzählungszeichen und Nummerierungen können dazu beitragen, dass deine E-Mail übersichtlicher wird.

Beispiele für gute Hauptteile:

• “Ich schreibe Ihnen, um Informationen zu Ihren Öffnungszeiten zu erhalten. Ich möchte Sie am kommenden Samstag besuchen, bin mir aber nicht sicher, ob Sie geöffnet haben.”
• “Ich habe Interesse an Ihrem Produkt [Produktname]. Können Sie mir bitte weitere Informationen zu diesem Produkt zusenden?”
• “Ich habe ein Problem mit Ihrem Produkt [Produktname]. Das Produkt funktioniert nicht richtig. Ich habe bereits versucht, das Problem selbst zu beheben, aber es ist mir nicht gelungen.”

Tipp: Bevor du den Hauptteil schreibst, solltest du dir überlegen, was du mit deiner E-Mail erreichen willst. Möchtest du Informationen erhalten? Möchtest du ein Produkt kaufen? Möchtest du ein Problem melden? Wenn du weißt, was du erreichen willst, kannst du den Hauptteil deiner E-Mail gezielt darauf ausrichten.

Grußformel

Die Grußformel ist der letzte Satz deiner E-Mail. Sie sollte höflich und respektvoll sein. Die Grußformel sollte sich an den Empfänger deiner E-Mail richten.

• Verwende eine höfliche Grußformel: In Deutschland sind folgende Grußformeln üblich:
  • “Mit freundlichen Grüßen”
  • “Mit besten Grüßen”
  • “Hochachtungsvoll”
• Passe die Grußformel an die Beziehung zwischen dir und dem Empfänger an: Wenn du den Empfänger gut kennst, kannst du eine informelle Grußformel verwenden. Wenn du den Empfänger nicht gut kennst, solltest du eine förmliche Grußformel verwenden.
• Verwende deinen Namen: Nach der Grußformel solltest du deinen Namen schreiben. So weiß der Empfänger, wer ihm geschrieben hat.
• Verwende eine Signatur: Eine Signatur ist ein kurzer Text, der am Ende deiner E-Mail steht. In der Signatur kannst du deine Kontaktdaten angeben, z.B. deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer und deine Website.

Beispiele für gute Grußformeln:

• “Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]”
• “Mit besten Grüßen, [Dein Name]”
• “Hochachtungsvoll, [Dein Name]”

Signatur

Eine Signatur ist ein kurzer Text, der am Ende deiner E-Mail steht. In der Signatur kannst du deine Kontaktdaten angeben, z.B. deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer und deine Website.

• Verwende eine kurze und prägnante Signatur: Deine Signatur sollte nicht länger als vier Zeilen sein.
• Gib deine Kontaktdaten an: In deiner Signatur solltest du deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer und deine Website angeben. So kann der Empfänger deiner E-Mail dich leicht kontaktieren.
• Verwende ein professionelles Design: Deine Signatur sollte professionell aussehen. Verwende daher eine einfache Schriftart und vermeide bunte Farben.
• Verwende einen Call-to-Action: In deiner Signatur kannst du auch einen Call-to-Action verwenden. Ein Call-to-Action ist eine Handlungsaufforderung, z.B. “Besuchen Sie meine Website” oder “Kontaktieren Sie mich”.

Beispiele für gute Signaturen:

• [Dein Name]
  [Deine E-Mail-Adresse]
  [Deine Telefonnummer]
  [Deine Website]
• [Dein Name]
  [Deine Berufsbezeichnung]
  [Dein Unternehmen]
  [Deine E-Mail-Adresse]
  [Deine Telefonnummer]
  [Deine Website]
• [Dein Name]
  [Dein Unternehmen]
  [Deine E-Mail-Adresse]
  [Deine Telefonnummer]
  [Deine Website]
  [Call-to-Action]

Anhänge

Anhänge sind Dateien, die du an deine E-Mail anhängen kannst. Anhänge können z.B. Dokumente, Bilder oder Videos sein. Anhänge können verwendet werden, um Informationen zu ergänzen oder zu veranschaulichen.

Wenn du einen Anhang an deine E-Mail anhängst, solltest du Folgendes beachten:

• Verwende ein sinnvolles Dateiformat: Wähle ein Dateiformat, das der Empfänger deiner E-Mail öffnen kann. Übliche Dateiformate sind PDF, DOCX, XLSX und JPG.
• Achte auf die Dateigröße: Die Dateigröße des Anhangs sollte nicht zu groß sein. Andernfalls kann es vorkommen, dass der Empfänger deiner E-Mail den Anhang nicht öffnen kann.
• Benenne den Anhang sinnvoll: Gib dem Anhang einen sinnvollen Namen, damit der Empfänger deiner E-Mail weiß, um welche Datei es sich handelt.
• Verwende einen Anhangshinweis: Füge deiner E-Mail einen Anhangshinweis hinzu. So weiß der Empfänger deiner E-Mail, dass sich ein Anhang in der E-Mail befindet.

Beispiele für gute Anhangshinweise:

• “Ich habe meiner E-Mail einen Anhang hinzugefügt.”
• “Bitte beachten Sie den Anhang.”
• “Im Anhang finden Sie weitere Informationen.”

Tipp: Wenn du einen großen Anhang an deine E-Mail anhängen möchtest, kannst du einen Cloud-Speicherdienst verwenden. Cloud-Speicherdienste ermöglichen es dir, Dateien online zu speichern und mit anderen Personen zu teilen. Wenn du einen Anhang über einen Cloud-Speicherdienst anhängst, wird der Anhang nicht an deine E-Mail angehängt, sondern auf dem Cloud-Speicherdienst gespeichert. Der Empfänger deiner E-Mail erhält dann einen Link, über den er den Anhang herunterladen kann.

Formatierung

Die Formatierung deiner E-Mail ist wichtig, damit sie übersichtlich und leicht zu lesen ist. Du kannst deine E-Mail formatieren, indem du Schriftarten, Schriftgrößen und Farben verwendest.

• Verwende eine einfache Schriftart: Verwende eine einfache Schriftart, die gut lesbar ist. Vermeide ausgefallene Schriftarten, die schwer zu lesen sind.
• Verwende eine angemessene Schriftgröße: Verwende eine angemessene Schriftgröße, die gut lesbar ist. Vermeide zu kleine Schriftgrößen, die schwer zu lesen sind.
• Verwende Farben sparsam: Verwende Farben sparsam. Vermeide zu viele Farben, da dies deine E-Mail unübersichtlich machen kann.
• Verwende Aufzählungszeichen und Nummerierungen: Aufzählungszeichen und Nummerierungen können dazu beitragen, dass deine E-Mail übersichtlicher wird.

Beispiele für gute Formatierungen:

• Verwende eine einfache Schriftart, z.B. Arial oder Calibri.
• Verwende eine angemessene Schriftgröße, z.B. 12pt oder 14pt.
• Verwende Farben sparsam, z.B. für Überschriften oder Links.
• Verwende Aufzählungszeichen und Nummerierungen, um deine E-Mail übersichtlicher zu machen.

Rechtschreibung

Die Rechtschreibung deiner E-Mail ist wichtig, damit sie professionell und seriös wirkt. Achte daher darauf, dass du deine E-Mail sorgfältig Korrektur liest, bevor du sie abschickst.

• Verwende ein Rechtschreibprogramm: Es gibt viele Rechtschreibprogramme, die dir helfen können, Rechtschreibfehler in deiner E-Mail zu finden. Verwende ein Rechtschreibprogramm, um deine E-Mail Korrektur zu lesen, bevor du sie abschickst.
• Bitte einen Freund oder Kollegen, deine E-Mail Korrektur zu lesen: Bitte einen Freund oder Kollegen, deine E-Mail Korrektur zu lesen. So kannst du sicher sein, dass du keine Rechtschreibfehler übersehen hast.
• Achte auf häufige Rechtschreibfehler: Es gibt bestimmte Rechtschreibfehler, die häufig gemacht werden. Achte auf diese Fehler und vermeide sie in deiner E-Mail.
• Verwende ein Wörterbuch: Wenn du dir bei der Schreibweise eines Wortes nicht sicher bist, kannst du ein Wörterbuch verwenden, um nachzuschlagen.

Beispiele für häufige Rechtschreibfehler:

• “ich” statt “Ich”
• “du” statt “Du”
• “er” statt “Er”
• “sie” statt “Sie”
• “es” statt “Es”
• “wir” statt “Wir”
• “ihr” statt “Ihr”
• “sie” statt “Sie”

Grammatik

Die Grammatik deiner E-Mail ist wichtig, damit sie professionell und seriös wirkt. Achte daher darauf, dass du deine E-Mail sorgfältig Korrektur liest, bevor du sie abschickst.

Folgende Punkte solltest du bei der Grammatik deiner E-Mail beachten:

• Verwende korrekte Satzzeichen: Verwende korrekte Satzzeichen, wie z.B. Punkt, Komma, Doppelpunkt und Semikolon. Achte darauf, dass du die Satzzeichen richtig setzt.
• Verwende korrekte Zeiten: Verwende korrekte Zeiten, wie z.B. Präsens, Perfekt und Futur. Achte darauf, dass du die Zeiten richtig verwendest.
• Verwende korrekte Fälle: Verwende korrekte Fälle, wie z.B. Nominativ, Akkusativ und Dativ. Achte darauf, dass du die Fälle richtig verwendest.
• Verwende korrekte Satzbau: Verwende korrekte Satzbau. Achte darauf, dass deine Sätze richtig aufgebaut sind.

Beispiele für gute Grammatik:

• “Ich schreibe Ihnen, um Informationen zu Ihren Öffnungszeiten zu erhalten.”
• “Ich habe Interesse an Ihrem Produkt [Produktname]. Können Sie mir bitte weitere Informationen zu diesem Produkt zusenden?”
• “Ich habe ein Problem mit Ihrem Produkt [Produktname]. Das Produkt funktioniert nicht richtig. Ich habe bereits versucht, das Problem selbst zu beheben, aber es ist mir nicht gelungen.”

FAQ

Hier sind einige häufig gestellte Fragen (FAQs) zu E-Mail-Vorlagen:

Frage 1: Was ist eine E-Mail-Vorlage?
Antwort 1: Eine E-Mail-Vorlage ist ein vorgefertigter Text, den du für deine E-Mails verwenden kannst. Das spart dir Zeit und Mühe und stellt sicher, dass du alle wichtigen Informationen enthältst.

Frage 2: Welche Vorteile hat die Verwendung einer E-Mail-Vorlage?
Antwort 2: Die Verwendung einer E-Mail-Vorlage hat viele Vorteile, darunter:

• Zeitersparnis
• Weniger Mühe
• Vollständigkeit
• Konsistenz
• Professionalität

Frage 3: Welche Arten von E-Mail-Vorlagen gibt es?
Antwort 3: Es gibt viele verschiedene Arten von E-Mail-Vorlagen, darunter:

• Bewerbungsvorlagen
• Kundenservice-Vorlagen
• Newsletter-Vorlagen
• Marketing-Vorlagen
• Verkaufsvorlagen

Frage 4: Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage?
Antwort 4: Du kannst eine E-Mail-Vorlage ganz einfach erstellen, indem du die folgenden Schritte befolgst:

1. Wähle einen E-Mail-Anbieter aus.
2. Erstelle ein neues E-Mail-Konto.
3. Klicke auf die Schaltfläche “E-Mail schreiben”.
4. Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
5. Gib einen Betreff ein.
6. Schreibe den Hauptteil der E-Mail.
7. Füge eine Grußformel hinzu.
8. Füge eine Signatur hinzu.
9. Klicke auf die Schaltfläche “Senden”.

Frage 5: Wie verwende ich eine E-Mail-Vorlage?
Antwort 5: Um eine E-Mail-Vorlage zu verwenden, kannst du die folgenden Schritte befolgen:

1. Öffne deine E-Mail-Vorlage.
2. Passe die Vorlage an deine Bedürfnisse an.
3. Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
4. Gib einen Betreff ein.
5. Klicke auf die Schaltfläche “Senden”.

Frage 6: Wo finde ich E-Mail-Vorlagen?
Antwort 6: Du kannst E-Mail-Vorlagen an vielen Orten finden, darunter:

• Im Internet
• In Büchern
• In Zeitschriften
• In E-Mail-Programmen

Frage 7: Kann ich E-Mail-Vorlagen auch für geschäftliche Zwecke verwenden?
Antwort 7: Ja, du kannst E-Mail-Vorlagen auch für geschäftliche Zwecke verwenden. Achte jedoch darauf, dass du die Vorlagen an deine Bedürfnisse anpasst und dass du sie professionell gestaltest.

Ich hoffe, dass diese FAQs dir bei der Verwendung von E-Mail-Vorlagen geholfen haben. Wenn du weitere Fragen hast, kannst du dich gerne an mich wenden.

Tipp: Du kannst E-Mail-Vorlagen auch verwenden, um Zeit bei der Beantwortung von E-Mails zu sparen. Wenn du häufig ähnliche E-Mails erhältst, kannst du eine Vorlage erstellen, die du dann einfach anpassen und an den Empfänger senden kannst.

Tips

Hier sind einige Tipps für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen:

Tipp 1: Verwende E-Mail-Vorlagen, um Zeit zu sparen.

E-Mail-Vorlagen können dir viel Zeit sparen, besonders wenn du häufig ähnliche E-Mails schreibst. Anstatt jedes Mal eine neue E-Mail zu schreiben, kannst du einfach eine Vorlage verwenden und diese dann an deine Bedürfnisse anpassen.

Tipp 2: Verwende E-Mail-Vorlagen, um Fehler zu vermeiden.

E-Mail-Vorlagen können dir helfen, Fehler zu vermeiden. Wenn du eine Vorlage verwendest, kannst du sicher sein, dass du alle wichtigen Informationen enthältst und dass deine E-Mail korrekt geschrieben ist.

Tipp 3: Verwende E-Mail-Vorlagen, um deine E-Mails professioneller zu gestalten.

E-Mail-Vorlagen können dir helfen, deine E-Mails professioneller zu gestalten. Wenn du eine Vorlage verwendest, kannst du sicher sein, dass deine E-Mail gut formatiert ist und dass du die richtige Sprache verwendest.

Tipp 4: Verwende E-Mail-Vorlagen, um deine E-Mails persönlicher zu gestalten.

E-Mail-Vorlagen können dir helfen, deine E-Mails persönlicher zu gestalten. Du kannst eine Vorlage verwenden, um deine E-Mail an den Empfänger anzupassen und um ihm ein persönliches Gefühl zu geben.

Ich hoffe, dass diese Tipps dir bei der Verwendung von E-Mail-Vorlagen geholfen haben. Wenn du weitere Tipps hast, kannst du dich gerne an mich wenden.

Fazit: E-Mail-Vorlagen sind ein hilfreiches Werkzeug, das dir helfen kann, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden, deine E-Mails professioneller zu gestalten und deine E-Mails persönlicher zu gestalten. Wenn du E-Mail-Vorlagen verwendest, kannst du deine E-Mail-Kommunikation deutlich verbessern.

Fazit

In diesem Artikel haben wir dir gezeigt, wie du E-Mail-Vorlagen erstellen und verwenden kannst. E-Mail-Vorlagen sind ein hilfreiches Werkzeug, das dir helfen kann, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden, deine E-Mails professioneller zu gestalten und deine E-Mails persönlicher zu gestalten.

Wenn du E-Mail-Vorlagen verwendest, kannst du deine E-Mail-Kommunikation deutlich verbessern. Du kannst E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke verwenden, z.B. für Bewerbungen, Kundenservice-Anfragen, Newsletter und Marketing. Es gibt viele verschiedene Arten von E-Mail-Vorlagen, die du verwenden kannst. Du kannst entweder eine vorgefertigte E-Mail-Vorlage verwenden oder dir selbst eine erstellen.

E-Mail-Vorlagen sind einfach zu erstellen und zu verwenden. Du kannst eine E-Mail-Vorlage in wenigen Minuten erstellen. Um eine E-Mail-Vorlage zu verwenden, musst du sie einfach an deine Bedürfnisse anpassen und dann an den Empfänger senden.

Ich hoffe, dass dieser Artikel dir geholfen hat, mehr über E-Mail-Vorlagen zu erfahren. Wenn du weitere Fragen hast, kannst du dich gerne an mich wenden.