1 Mahnung schreiben Muster: So fordern Sie Ihre Zahlung erfolgreich ein

Wenn Sie eine Rechnung gestellt haben und der Kunde nicht bezahlt, können Sie eine Mahnung schreiben. Mit einer Mahnung fordern Sie den Kunden auf, die Rechnung innerhalb einer bestimmtenadhe Frist zu begleichen. Wenn der Kunde auch nach der Mahnung nicht bezahlt, können Sie weitere Schritte einleiten, wie zum Beispiel ein Inkassoverfahren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Mahnung schreiben, die erfolgreich ist. Sie erhalten ein Muster für eine Mahnung und erfahren, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine Mahnung schreiben.

Wenn Sie eine Mahnung schreiben, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Table of Contents

1 Mahnung schreiben Muster

Beachten Sie diese Punkte für eine erfolgreiche Mahnung:

Höflich und bestimmt
Rechnungsnummer angeben
Fälliges Datum nennen
Zahlungsfrist setzen
Mahnkosten androhen
Inkasso ankündigen
Freundlich bleiben

Mit diesen Punkten erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Mahnung erfolgreich ist.

Höflich und bestimmt

Eine Mahnung sollte höflich und bestimmt sein.

Höflich sein:
Auch wenn Sie verärgert sind, dass der Kunde nicht bezahlt hat, sollten Sie in der Mahnung höflich bleiben. Verwenden Sie eine höfliche Anrede und einen freundlichen Ton.
Bestimmt sein:
Die Mahnung sollte aber auch bestimmt sein. Machen Sie dem Kunden klar, dass Sie die Zahlung erwarten und dass Sie bereit sind, weitere Schritte einzuleiten, wenn er nicht bezahlt.
Konsequenzen androhen:
In der Mahnung sollten Sie dem Kunden auch die Konsequenzen androhen, die eintreten werden, wenn er nicht bezahlt. Dies können Mahngebühren, ein Inkassoverfahren oder sogar eine Klage sein.
Freundlich bleiben:
Auch wenn Sie bestimmt sind, sollten Sie freundlich bleiben. Vermeiden Sie Beleidigungen oder Drohungen. Ziel ist es, den Kunden dazu zu bringen, zu zahlen, nicht ihn zu verärgern.

Eine höfliche und bestimmte Mahnung erhöht die Chancen, dass der Kunde bezahlt.

Rechnungsnummer angeben

In der Mahnung sollten Sie die Rechnungsnummer angeben.

Rechnungsnummer auffällig machen:
Die Rechnungsnummer sollte in der Mahnung auffällig gemacht werden. Dies kann durch Fettdruck, Unterstreichung oder eine andere Hervorhebung geschehen.
Rechnungsnummer korrekt angeben:
Achten Sie darauf, dass Sie die Rechnungsnummer korrekt angeben. Ein Fehler in der Rechnungsnummer kann dazu führen, dass der Kunde die Mahnung nicht zuordnen kann.
Rechnungsnummer mit Rechnungsdatum ergänzen:
Neben der Rechnungsnummer sollten Sie auch das Rechnungsdatum angeben. Dies hilft dem Kunden, die Rechnung schneller zu finden.
Rechnungsbetrag angeben:
In der Mahnung sollten Sie auch den Rechnungsbetrag angeben. Dies hilft dem Kunden, zu überprüfen, ob er den richtigen Betrag bezahlt hat.

Wenn Sie die Rechnungsnummer in der Mahnung angeben, erleichtern Sie dem Kunden die Zuordnung der Rechnung und die Zahlung.

Fälliges Datum nennen

In der Mahnung sollten Sie das fällige Datum nennen. Dies ist das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss.

Das fällige Datum sollte deutlich sichtbar sein. Sie können es zum Beispiel durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben.

Achten Sie darauf, dass das fällige Datum korrekt ist. Ein Fehler im fälligen Datum kann dazu führen, dass der Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.

Wenn Sie dem Kunden ein Zahlungsziel einräumen, sollten Sie dies in der Mahnung deutlich angeben. Das Zahlungsziel ist der Zeitraum, in dem der Kunde die Rechnung bezahlen kann, ohne dass Mahngebühren anfallen.

Wenn Sie kein Zahlungsziel einräumen, sollten Sie dem Kunden eine angemessene Frist zur Zahlung setzen. Diese Frist sollte mindestens 14 Tage betragen.

Wenn der Kunde die Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist bezahlt, können Sie weitere Schritte einleiten, wie zum Beispiel ein Inkassoverfahren.

Beispiel:

“Wir bitten Sie, die Rechnung mit der Rechnungsnummer 123456 bis zum 15.03.2023 zu begleichen.”

Wenn Sie das fällige Datum in der Mahnung nennen, erleichtern Sie dem Kunden die Zahlung und vermeiden Missverständnisse.

Zahlungsfrist setzen

In der Mahnung sollten Sie dem Kunden eine Zahlungsfrist setzen. Dies ist der Zeitraum, in dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss, ohne dass Mahngebühren anfallen.

Zahlungsfrist deutlich sichtbar machen:
Die Zahlungsfrist sollte in der Mahnung deutlich sichtbar sein. Sie können sie zum Beispiel durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben.
Zahlungsfrist angemessen wählen:
Die Zahlungsfrist sollte angemessen gewählt sein. Sie sollte dem Kunden genügend Zeit geben, die Rechnung zu bezahlen, aber nicht zu lang sein, damit keine Mahngebühren anfallen.
Zahlungsfrist konkret angeben:
Die Zahlungsfrist sollte konkret angegeben werden. Dies bedeutet, dass Sie ein genaues Datum nennen müssen, bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss.
Zahlungsfrist konsequent einhalten:
Wenn Sie dem Kunden eine Zahlungsfrist gesetzt haben, sollten Sie diese auch konsequent einhalten. Wenn Sie die Zahlungsfrist verlängern, sollten Sie dies dem Kunden vorher mitteilen.

Wenn Sie dem Kunden eine Zahlungsfrist setzen, erleichtern Sie ihm die Zahlung und vermeiden Missverständnisse.

Beispiel:

“Wir bitten Sie, die Rechnung mit der Rechnungsnummer 123456 bis zum 15.03.2023 zu begleichen.”

Mahnkosten androhen

In der Mahnung können Sie dem Kunden Mahnkosten androhen. Mahnkosten sind die Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie eine Rechnung zweimal oder öfter mahnen müssen.

Mahnkosten deutlich sichtbar machen:
Die Mahnkosten sollten in der Mahnung deutlich sichtbar sein. Sie können sie zum Beispiel durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben.
Mahnkosten angemessen wählen:
Die Mahnkosten sollten angemessen gewählt sein. Sie sollten nicht zu hoch sein, aber auch nicht zu niedrig, damit sie eine abschreckende Wirkung haben.
Mahnkosten konkret angeben:
Die Mahnkosten sollten konkret angegeben werden. Dies bedeutet, dass Sie den Betrag nennen müssen, den der Kunde zahlen muss, wenn er die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.
Mahnkosten konsequent einfordern:
Wenn Sie dem Kunden Mahnkosten angedroht haben, sollten Sie diese auch konsequent einfordern. Wenn der Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, sollten Sie ihm die Mahnkosten in Rechnung stellen.

Wenn Sie dem Kunden Mahnkosten androhen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass er die Rechnung rechtzeitig bezahlt.

Beispiel:

“Wenn Sie die Rechnung nicht bis zum 15.03.2023 bezahlen, werden wir Ihnen Mahnkosten in Höhe von 10 Euro in Rechnung stellen.”

Inkasso ankündigen

In der Mahnung können Sie dem Kunden ein Inkassoverfahren androhen. Ein Inkassoverfahren ist ein gerichtliches Verfahren, mit dem Sie Ihre Forderung gegen den Kunden durchsetzen können.

Inkassoverfahren deutlich sichtbar machen:
Das Inkassoverfahren sollte in der Mahnung deutlich sichtbar sein. Sie können es zum Beispiel durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben.
Inkassoverfahren konkret benennen:
Das Inkassoverfahren sollte konkret benannt werden. Dies bedeutet, dass Sie angeben müssen, welches Inkassobüro Sie beauftragen werden, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt.
Kosten des Inkassoverfahrens angeben:
Die Kosten des Inkassoverfahrens sollten angegeben werden. Dies bedeutet, dass Sie dem Kunden mitteilen müssen, welche Kosten ihm entstehen, wenn er die Rechnung nicht bezahlt und Sie ein Inkassoverfahren einleiten.
Inkassoverfahren konsequent einleiten:
Wenn Sie dem Kunden ein Inkassoverfahren angedroht haben, sollten Sie dieses auch konsequent einleiten, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt.

Wenn Sie dem Kunden ein Inkassoverfahren androhen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass er die Rechnung rechtzeitig bezahlt.

Beispiel:

“Wenn Sie die Rechnung nicht bis zum 15.03.2023 bezahlen, werden wir ein Inkassoverfahren gegen Sie einleiten. Die Kosten des Inkassoverfahrens betragen 50 Euro.”

Freundlich bleiben

Auch wenn Sie verärgert sind, dass der Kunde nicht bezahlt hat, sollten Sie in der Mahnung freundlich bleiben. Ein freundlicher Tonfall erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung bezahlt.

Verwenden Sie höfliche Anredeformen. Beginnen Sie die Mahnung mit einer höflichen Anrede, zum Beispiel “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Kunden]”.

Vermeiden Sie Drohungen und Beleidigungen. Drohungen und Beleidigungen sind nicht nur unhöflich, sondern können auch strafbar sein. Bleiben Sie sachlich und vermeiden Sie persönliche Angriffe.

Erklären Sie dem Kunden die Konsequenzen. Erklären Sie dem Kunden in der Mahnung, welche Konsequenzen eintreten werden, wenn er die Rechnung nicht bezahlt. Dies kann zum Beispiel ein Inkassoverfahren oder eine Klage sein. Erklären Sie die Konsequenzen jedoch auf eine freundliche und sachliche Weise.

Bieten Sie dem Kunden eine Lösung an. Wenn Sie möchten, können Sie dem Kunden in der Mahnung eine Lösung anbieten. Dies kann zum Beispiel eine Ratenzahlung oder ein Skonto sein. Eine Lösung kann dazu beitragen, dass der Kunde die Rechnung schneller bezahlt.

Bedanken Sie sich für die Zahlung. Wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat, sollten Sie sich bei ihm bedanken. Dies zeigt dem Kunden, dass Sie seine Zahlung wertschätzen.

Beispiel:

“Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Kunden],
wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung mit der Rechnungsnummer 123456 noch nicht bezahlt ist. Der Rechnungsbetrag beträgt 100 Euro.
Wir bitten Sie, die Rechnung bis zum 15.03.2023 zu begleichen. Wenn Sie die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, werden wir Mahngebühren in Höhe von 10 Euro erheben.
Wenn Sie die Rechnung nicht bezahlen können, bieten wir Ihnen gerne eine Ratenzahlung an. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie an einer Ratenzahlung interessiert sind.
Vielen Dank für Ihre Zahlung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]”

Wenn Sie freundlich bleiben, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung bezahlt.

FAQ

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Mahnungen

Question 1: Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Schreiben, in dem Sie Ihren Kunden auffordern, eine Rechnung zu bezahlen.

Question 2: Wann sollte ich eine Mahnung schreiben?
Sie sollten eine Mahnung schreiben, wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt hat.

Question 3: Was muss ich in eine Mahnung schreiben?
In eine Mahnung sollten Sie folgende Informationen aufnehmen:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsbetrag
Fälliges Datum
Zahlungsfrist
Mahnkosten
Inkassokosten

Question 4: Wie schreibe ich eine Mahnung?
Eine Mahnung sollte höflich und bestimmt sein. Sie sollten Ihren Kunden auffordern, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist zu bezahlen. Wenn der Kunde die Rechnung nicht innerhalb der Frist bezahlt, sollten Sie ihm die Konsequenzen androhen, die eintreten werden.

Question 5: Was kann ich tun, wenn mein Kunde die Mahnung nicht bezahlt?
Wenn Ihr Kunde die Mahnung nicht bezahlt, können Sie folgende Schritte einleiten:

Ein Inkassoverfahren einleiten
Eine Klage einreichen

Question 6: Wie kann ich vermeiden, dass meine Kunden Mahnungen erhalten?
Sie können folgende Maßnahmen ergreifen, um zu vermeiden, dass Ihre Kunden Mahnungen erhalten:

Stellen Sie Ihren Kunden klare und eindeutige Rechnungen aus.
Geben Sie Ihren Kunden eine angemessene Zahlungsfrist.
Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an.
Erinnern Sie Ihre Kunden rechtzeitig an die Zahlung.

Closing Paragraph for FAQ

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihre Kunden Mahnungen erhalten.

Übergangsparagraph vom FAQ-Abschnitt zum Tipps-Abschnitt

Im nächsten Abschnitt finden Sie einige Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Mahnung schreiben.

Tipps

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Mahnung schreiben:

Tipp 1: Seien Sie höflich und bestimmt.
Auch wenn Sie verärgert sind, dass Ihr Kunde nicht bezahlt hat, sollten Sie in der Mahnung höflich bleiben. Verwenden Sie eine höfliche Anrede und einen freundlichen Ton. Machen Sie Ihrem Kunden aber auch klar, dass Sie die Zahlung erwarten und dass Sie bereit sind, weitere Schritte einzuleiten, wenn er nicht bezahlt.

Tipp 2: Geben Sie dem Kunden eine angemessene Zahlungsfrist.
Die Zahlungsfrist sollte angemessen gewählt sein. Sie sollte dem Kunden genügend Zeit geben, die Rechnung zu bezahlen, aber nicht zu lang sein, damit keine Mahngebühren anfallen. Eine angemessene Zahlungsfrist beträgt in der Regel 14 Tage.

Tipp 3: Androhen Sie Konsequenzen.
In der Mahnung sollten Sie dem Kunden die Konsequenzen androhen, die eintreten werden, wenn er die Rechnung nicht bezahlt. Dies können Mahngebühren, ein Inkassoverfahren oder sogar eine Klage sein. Androhen Sie die Konsequenzen jedoch auf eine freundliche und sachliche Weise.

Tipp 4: Bieten Sie dem Kunden eine Lösung an.
Wenn Sie möchten, können Sie dem Kunden in der Mahnung eine Lösung anbieten. Dies kann zum Beispiel eine Ratenzahlung oder ein Skonto sein. Eine Lösung kann dazu beitragen, dass der Kunde die Rechnung schneller bezahlt.

Closing Paragraph for Tips

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre Mahnung erfolgreich ist.

Übergangsparagraph vom Tipps-Abschnitt zum Fazit-Abschnitt

Im nächsten Abschnitt finden Sie ein Fazit zum Thema Mahnungen.